Acuerdo de Tratamiento de Datos de Clientes

Responsable: el Cliente, es decir, la empresa o persona que contrata Closvia. Decide para qué se usan los datos de sus clientes y prospectos.

Encargado: Closvia, operado por:

• Alvaro Manuel Caranton Suache
• Ramses Daniel Vilchez Garcia
• Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
• Teléfono: +1 (711) 563 7053
• Correo: servicioalclienteclosvia@gmail.com

Closvia trata, solo por cuenta del Cliente, los datos de sus leads, prospectos y clientes: nombres, datos de contacto, conversaciones de Instagram o WhatsApp, citas, notas comerciales, grabaciones de voz, transcripciones y análisis de llamadas. La única finalidad es prestar las funciones de Closvia que el Cliente use (CRM, agenda, análisis de llamadas, Setter IA, Closer IA y demás).

• Obtener y conservar la autorización previa, expresa e informada de sus clientes y prospectos para tratar sus datos con Closvia, incluida la grabación y transcripción de llamadas cuando use esas funciones.
• Informarles sus derechos y atender sus consultas y reclamos como responsable.
• Contactarlos solo por canales y en horarios permitidos (incluida la Ley 2300 de 2023) y respetar las políticas de Meta, WhatsApp, Instagram y Google.
• No cargar datos sensibles ni datos de menores de edad salvo que la ley lo permita y tenga autorización para ello.
• Configurar Closvia con información veraz sobre su negocio, precios y condiciones.

• Tratar los datos solo según las instrucciones del Cliente y para prestar el servicio; nunca para fines propios ni para venderlos.
• Mantener la confidencialidad de los datos, incluso después de terminado el servicio.
• Aplicar medidas de seguridad razonables: separación de datos entre espacios de trabajo, cifrado de credenciales, conexiones seguras y control de acceso.
• Avisar al Cliente sin demora injustificada si ocurre un incidente de seguridad que afecte sus datos, para que pueda informar a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares cuando corresponda.
• Ayudar al Cliente a atender consultas y reclamos de los titulares, por ejemplo exportando o eliminando información.
• Hacer que Closer IA se presente como asistente virtual con inteligencia artificial y avise al inicio de cada llamada que se graba y se transcribe.

El Cliente autoriza a Closvia a usar los proveedores publicados en subprocesadores, algunos con servidores fuera de Colombia, solo para prestar el servicio. Closvia les exige proteger los datos. Si se agrega un proveedor que trate datos de clientes, se actualizará esa página antes de usarlo.

Los datos de los clientes del Cliente se envían a los proveedores de inteligencia artificial solo para generar transcripciones, resúmenes, respuestas y análisis dentro de Closvia. Closvia no los usa para entrenar modelos propios, y usa las opciones que ofrecen sus proveedores para que esos datos no se usen para entrenar sus modelos cuando están disponibles.

Este acuerdo dura mientras el Cliente use Closvia. Mientras la cuenta esté activa, Closvia conserva la información comercial hasta por 5 años para permitir comparaciones con años anteriores, y elimina lo que supere ese plazo. El Cliente puede exportar sus datos en cualquier momento desde Configuración. Al eliminar su espacio de trabajo, Closvia borra sus datos de su base de datos; las copias de seguridad de los proveedores se eliminan en su ciclo normal.

Para cualquier asunto de este acuerdo, incluidos incidentes de seguridad, escribe a servicioalclienteclosvia@gmail.com.